Elektronische Archivsysteme

Das ZTG-Zertifikat – Praxisnahe Prüfung von Funktionalität und Interoperabilität

Maren Müller
ZTG Zentrum für Telematik im Gesundheitswesen GmbH, Krefeld


Eine sorgfältige medizinische Dokumentation sowie eine ordnungsgemäße und beweiskräftige Archivierung aller anfallenden Daten sind in jedem Krankenhaus unerlässlich. Räumliche Kapazitätsgrenzen und logistische Mängel lassen die traditionelle Papierakte oftmals als veraltet und ineffizient erscheinen. Vor allem die zukünftig immer stärker notwendige Orientierung hin zu integrierten Versorgungsformen erfordert die Sicherstellung einer hohen Verfügbarkeit von Patientendaten. Hier versprechen innovative Ansätze wie elektronische Patientenakten, Dokumentenmanagementsysteme und digitale Archive eine verbesserte Informationsversorgung im Krankenhaus und in der Region und damit auch eine Qualitätssteigerung der Patientenbehandlung.

Für die Anwenderseite stellt sich vor allem die Frage, worauf bei der Beschaffung, der Einführung und dem Betrieb von Systemen genau geachtet werden muss und wie diese Kriterien abgeprüft werden können. Insbesondere gilt dies vor dem Hintergrund, dass die am Markt verfügbaren Systeme bisher immer nur in Teilbereichen den Anforderungen an die Prozesse zur Dokumentenerstellung, -verwaltung und -archivierung gerecht werden konnten.

Diese schwierige Marktsituation wird nun durch die speziell für Archivsysteme entwickelte ZTG-Zertifizierung maßgeblich verbessert. Sie bietet für Hersteller wie für Investoren gleichermaßen Vorteile.


1 Komplexe Herausforderungen bei der Auswahl von elektronischen Archivsystemen

Bei der Auswahl eines geeigneten elektronischen Archivsystems müssen nicht nur die technischen Erfordernisse berücksichtigt werden, um das System in die eigene technische IT-Infrastruktur einzupassen. Vielmehr muss die Investition auch die Funktionalitäten umfassen, die der Gesetzgeber durch verschiedene Verordnungen, Gesetze und Vorschriften vorgibt 1 . Ein elektronisches Archivsystem ist damit nicht bloßes Speichermedium zur Datensicherung, sondern grundlegender Bestandteil der technischen Infrastruktur.


1.1 Technische Anforderungen und rechtliche Vorgaben – Doppelfunktionalität der elektronischen Archivsysteme

1.1.1 Technische Funktionalitäten...

Technisch unterliegt ein elektronisches Archivsystem vergleichbaren Anforderungen wie andere Systeme auch. Besondere Bedeutung erhält zunächst die Schnittstellenkonformität als Voraussetzung für Interoperabilität, um eine reibungslose Integration des Archivsystems in die bestehende IT-Infrastruktur zu ermöglichen. Dieser Gesichtspunkt ist umso wichtiger, als dass ein Archivsystem nicht nur die Speicherfunktionalität besitzt, sondern auch die Anforderungen von Dokumentenmanagementfunktionalitäten bedienen soll. Daher muss es gemäß den Anforderungen des internen Workflows nahtlos integrierbar sein. Recherchemöglichkeiten und sicheres Wiederauffinden der Dokumente sowie eine effiziente Nutzer- und Zugriffsverwaltung gehören daher zum grundlegenden Funktionsumfang.


1.1.2 ...Aufbewahrung von Daten...

Die rechtlichen Rahmenbedingungen und Vorgaben die ein elektronisches Archivsystem erfüllen muss, sind allerdings weitaus komplexer.Im Unterschied zu einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die elektronische Archivierung für das langfristige und ordnungsgemäße Speichern von unveränderlichen Dokumenten zuständig. Dabei wird ab einer Zeitspanne von 10 Jahren von „Langzeitarchivierung“ gesprochen. Die Aufbewahrungsfristen reichen bis zu 30 Jahren und mehr 2.


1.1.3 ...und Rechtssicherheit

Umfassender als die Vorgaben zur Aufbewahrung der Dokumente gestalten sich aber die Anforderungen zur Rechtssicherheit. Zur Rechtssicherheit existieren mehrere Vorgaben und Lösungsansätze. Hauptsächlich sind die Anforderungen für eine ordnungsgemäße Archivierung aus den Vorgaben des Handelsgesetzbuchs, der Abgabenordnung und den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung(ssysteme) übernommen 3. Diese Vorgaben enthalten auch Anforderungen für die Sicherstellung von Datenschutz und Datensicherheit 4. Insbesondere die Sicherstellung der Signaturerneuerung (Resignatur) nach Ablauf der Validität der Algorithmen stellen einen wichtigen Bestandteil für die Rechtssicherheit dar. Grundsätzlich ist die Revisionssicherheit der Hauptbestandteil einer beweissicheren Archivierung. ...

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