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Deutschlands unfassendstes Werk zum Thema Telemedizin, E-Health und Telematik im Gesundheitswesen

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Von der Dokumentation zur Prozessoptimierung PDF E-Mail
St. Elisabeth Krankenhaus in Mayen mit konsequenter IT-Nutzung bei OP-Dokumentation erfolgreich

Der Dokumentationsaufwand im Gesundheitssektor wächst beinahe täglich. Immer neue Verordnungen und Vorgaben müssen in den Krankenhäusern umgesetzt werden, immer schneller ändern sich die Anforderungen an Dokumentationsformen und –inhalte. Im Mayener St. Elisabeth Krankenhaus nimmt man seit einiger Zeit freiwillig noch zusätzlichen Dokumentationsaufwand auf sich – und erzielt damit beachtliche Erfolge. Dank einer umfangreichen Dokumentation, unter anderem im OP-Bereich, erhält das Haus detaillierte Informationen über Stärken und Schwächen der Organisation sowie Optimierungspotenziale.

IT-Investitionen als Zukunftsinvestitionen

Die St. Elisabeth Krankenhaus Mayen GmbH verfügt als Akutkrankenhaus über 252 Planbetten und beschäftigt 570 Mitarbeiter. Das Haus, das in seiner jetzigen Form 1970 seinen Betrieb aufnahm, hat den Anspruch sowohl in Medizin und Pfl ege, als auch bei Verwaltung und Organisation stets neuesten Standards gerecht zu werden. So legt man auch auf eine zeitgemäße IT-Ausstattung besonderen Wert und hat hier in den vergangenen Jahren einige Investitionen getätigt. Seit 1998 setzt man das Klinik-Informations-System (KIS) ORBIS® der GWI AG zunächst in den Bereichen Patientenverwaltung, Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft ein, in den folgenden Jahren kamen unter anderem OP- und Anästhesiedokumentation sowie OP-Controlling bzw. Statistik hinzu.

Die Entscheidung für ORBIS® fi el vor allem aufgrund des vollintegrierten Ansatzes des Systems: Alle Bereiche und Abteilungen des Hauses werden mit einer einheitlichen Informations- und Managementlösung abgedeckt, die sich an den organisatorischen Bedürfnissen des Krankenhausalltags orientiert: Alle Daten werden in einem System erfasst und verwaltet. Dazu gehören zum Beispiel Patientenaufnahme, Bettenbelegung und Stationsplanung, die medizinische Dokumentation in der elektronischen Patientenakte mit der Erfassung von Diagnosen und Prozeduren sowie die Abrechnung von Leistungen.

Optimierung und Effizienz

Um in Hinblick auf Kosten- und Auslastungsgesichtspunkte eine umfassende Optimierung der Arbeitsprozesse vorzunehmen, identifi zierte man in Mayen schließlich verschiedene Bereiche, die durch den Einsatz zeitgemäßer IT zu optimieren waren, darunter auch die OP-Planung. Auf Grund sich häufender Engpässe oder Koordinierungsschwierigkeiten wurde schnell bewusst, dass auf diesem Gebiet teure Personal- und Geräte-Ressourcen nur suboptimal eingesetzt wurden. Hier sollte das ORBIS©-Modul „OP-Planung“ Abhilfe schaffen.

Bis zu diesem Zeitpunkt lief die Koordination der rund 4.500 Operationen pro Jahr mehr oder weniger in „Handarbeit“ ab. Die Einträge aus den Einbestellbüchern wurden in einen Wochenplan übertragen, der wiederum als Grundlage für die OP-Feinplanung diente. Diese wurde täglich vom OP-Planteam, bestehend aus Oberärzten der Anästhesie, der operierenden Fachabteilungen und der leitenden OP-Schwester, vorgenommen. Dabei wurden alle anfallenden OPs auf einer Tafel in der Patientenschleuse festgehalten und Räume, Personal und Material entsprechend zugeteilt. Kurzfristige Änderungen des Plans wurden nur an diesem Copy-Board erfasst, eine klar defi nierte Struktur, wie Planung und Korrekturen zu dokumentieren waren, war so gut wie nicht vorhanden. Die Koordination der OP-Ressourcen ist dabei in Mayen besonders anspruchsvoll, da es sowohl einen Zentral-OP mit drei Sälen als auch zwei externe OPs gibt, bei denen jeweils separates Ein- und Ausschleusen notwendig ist. Bei letzteren dauert die Vorbereitung der OPs durch die Funktionsteams somit naturgemäß etwas länger, eine detailliertere Planung von Vorbereitungs- und OP-Zeiten war daher dringend notwendig, um die Räumlichkeiten effi zient zu nutzen.

Mit IT effi zient planen

Die gesamte OP-Planung und Personal- Steuerung wurden vom ersten Tag der Einführung des neuen Systems an komplett auf elektronischem Wege durchgeführt. Das OP-Planungsteam kann dabei von jedem beliebigen PC-Arbeitsplatz im Hause auf die Daten zugreifen. Speziell für die OP-Dokumentation wurden die OP-Säle jeweils mit zwei desinfi zierbaren Notebooks ausgestattet, ein weiterer PC befi ndet sich in dem dem Zentral-OP angeschlossenen Büro, so dass auch ohne Ausschleusen aus dem OP-Trakt zeitnah Dokumentation und Planung vorgenommen werden können. So ist noch während der laufenden Operation der aktuelle Zeitstatus erfassbar, was wiederum die Planung auf den Stationen deutlich erleichtert. Das Pfl egepersonal dort erhält sozusagen „live aus dem OP“ die Information, wann der Patient auf ihre Station verlegt werden wird und kann sich entsprechend darauf vorbereiten. Unzählige zeitaufwändige Telefonate zwischen OP-Bereich und Stationen sind damit überfl üssig geworden.

Auch die Planung von ambulanten Operationen, die in Mayen häufi g durchgeführt werden, hat sich durch den EDV-Einsatz deutlich verbessert – mit spürbaren Folgen für die Patienten: Die OP-Termine werden nun präzise vereinbart und lange Wartezeiten vor dem Eingriff sind die Ausnahme. Auch die Belegärzte greifen vor Ort im Klinikum auf das Planungssystem zu oder geben ihre Termine telefonisch zur Erfassung durch, das Zusammenspiel aller Beteiligten hat sich damit deutlich verbessert.

Möglich wird diese optimierte Ressourcenplanung durch das Zusammenwirken von OP-Planung und –Controlling. Die detaillierte Erfassung der durchgeführten Operationen in der OP-Statistik bildet die Grundlage für alle Planungsschritte. So existieren im St. Elisabeth- Krankenhaus nun genaue Informationen über die durchschnittliche Dauer der Operationen aus allen Fachbereichen. Beim Anlegen einer neuen OP im Planungstool werden diese Daten automatisch zu Grunde gelegt und ein entsprechender Zeitraum reserviert. Die visuelle Darstellung dieser Zeiten im Programm ist sehr hilfreich für die einfache und übersichtliche Planung sowie den anschließenden Ist-/Soll-Vergleich. So konnten dank IT-basierter OP-Planung innerhalb kurzer Zeit die Prozesse deutlich rationalisiert und das Controlling verbessert werden. Die optimierte Planung führte zudem dazu, dass die Anzahl der großen bis sehr großen OP’s, die während der Dienstzeit durchgeführt werden können, angestiegen ist – ein Resultat, das alle Verantwortlichen überzeugt hat.

Der Autor: Diplom-Kaufmann Heiko Weber, Stabsstelle Controlling, St. Elisabeth Krankenhaus, Mayen.

Hardware und Infrastruktur

  • Datenbank-Server: Sun Enterprise 450 Datenbankserver, Oracle Server 8i inkl. Datensicherung für Patientendaten
  • Fileserver: 3 Server (Windows-2000) für diverse Anwendungen des KIS
  • Datensicherung: 1 Server (Windows 2000) automatische tägl. Sicherung für übrige Daten
  • Clients: 120 Clients (Windows 2000/ XP) ab Celeron 333 bis zu Pentium IV 2 Ghz., OP- und Anästhesie-Dokumentation : 2 Notebooks pro OP-Saal
  • Diverse Server: Intranet, Firewall, Mail-Server auf Linux-Basis
  • Krankenhaus-Backbone: 1 Gbit LWLVerkabelung zwischen 100 MBit Switches
  • Etagenverteiler: 14 mal 100 Mbit Full- Duplex (CAT 5) Switch
  • Schnittstellen-PC’s: AIF, Crono, CoCo
  • für Subsysteme: Dorner XLab, TENOVIS- Telefonanlage,Jomo Essensabfrage u. Bestellung Küche, Krankenkassenabrechnung online

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Titel:
Von der Dokumentation zur Prozessoptimierung
Artikel ist erschienen in:
Telemedizinführer Deutschland, Ausgabe 2005
Kontakt/Autor(en):Diplom-Kaufmann Heiko Weber
Stabsstelle Controlling
St. Elisabeth Krankenhaus, Mayen
Seitenzahl:
2
Sonstiges

4 Abb.

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